Eine neue Art der Mandantenkommunikation

Mit dem Actaport-Mandanten-Portal erhalten Sie eine komfortable Kommunikationsmöglichkeit mit Ihren Mandanten, die nicht nur sicher, sondern auch effizient und optimal in Actaport integriert ist. In diesem Release Radar stellen wir Ihnen außerdem die neue Auslagenpauschale und unsere verbesserten Platzhalter vor. Ferner informieren wir Sie erstmalig auch über die Weiterentwicklung der Actaport-API.

Das ist neu!

Die flexible Auslagenpauschale

Schon wieder vergessen, die monatlich vereinbarte Auslagenpauschale mit auf die Rechnung zu setzen? Durch die pro Mandanten turnusmäßig hinterlegbare Auslagenpauschale passiert Ihnen das zukünftig nicht mehr!

Zusätzlich zur bisherigen Möglichkeit, eine Auslagenpauschale direkt im Vergütungsreiter als eigene Auslage anzulegen, stehen Ihnen jetzt zwei neue Optionen zur Verfügung:

·       Option 1: Hinterlegen Sie entweder einen fixen Auslagenbetrag, der einmalig oder turnusmäßig abgerechnet werden soll. Bei turnusmäßiger Abrechnung erscheint die Pauschale automatisch einmal pro Turnus, also monatlich, quartalsweise oder auch jährlich, auf der Rechnung.

·       Option 2: Alternativ können Sie auch eine sich prozentual am abgerechneten Stunden- bzw. RVG-Betrag orientierende Pauschale hinterlegen. Die Pauschale wird bei jeder Rechnungslegung basierend auf dem zugrundeliegenden Stunden- bzw. RVG-Betrag berechnet.

Gehen Sie dazu in das Aktenformular der gewünschten Akte und hier in den Honorarbereich des jeweiligen Mandanten. Im Bereich Auslagenpauschale können Sie zwischen einem in der Höhe fest definierten, aber turnusmäßig abzurechnenden Betrag oder einen Auslagenpauschale wählen, die sich prozentual an der Höhe des Honorars orientiert.

Bei Rechnungslegung erscheint die Auslagenpauschale dann entsprechend im Rechnungswizard unter Schritt 4 – Eigene Auslagenauswahl.

Weitere Informationen erhalten Sie hier: Auslagenpauschale hinterlegen und abrechnen

Noch intelligentere Platzhalter

Die Actaport-Platzhalter ermöglichen Ihnen das schnelle Generieren von Textdokumenten und Textbausteinen mit aktenspezifischem Inhalt. Damit das automatisch erstellte Dokument unabhängig von der jeweiligen Akten- und Parteienkonstellation optisch Ihren Ansprüchen entspricht, können Leerzeilen jetzt automatisch gelöscht werden.

Enthält Ihr Dokument beispielsweise einen Platzhalter für einen Ansprechpartner, hat der Empfänger des Schreibens allerdings keinen solchen Ansprechpartner, bleibt dieser Platzhalter leer und es entsteht eine Leerzeile im Dokument. Diese optische Abweichung wird nun automatisch durch das Löschen der Leerzeile behoben.

Gehen Sie dazu in den Vorlagenbereich unter Kanzleiverwaltung und im jeweiligen Vorlagendokument in den Bereich Platzhalter. Wählen Sie hier die Option Zeile löschen und eine durch Nichtbefüllen des Platzhalters entstehende Leerzeile wird bei der Dokumentengenerierung automatisch herausgelöscht.

Weitere Informationen finden Sie hier: Zeilen mit unbefüllten Platzhaltern löschen 

Damit die Erstellung von Vorlagen für Sie noch komfortabler wird, sind Platzhalter jetzt auch in Microsoft Word verfügbar. Erstellen Sie dazu einfach eine Vorlage aus dem Vorlagenbereich unter Kanzleiverwaltung, indem Sie den Button Anlegen & mit MS Word bearbeiten klicken. Die Platzhalter erscheinen als eigener Reiter direkt im Worddokument.

Alles weitere dazu finden Sie hier: Vorlagen mit MS Word bearbeiten 

Aufgaben und Wiedervorlagen in der Actaport-API

Die Actaport-Schnittstelle bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten aus anderen Systemen automatisiert nach Actaport zu übertragen. Auch der umgekehrte Weg ist denkbar: so können Informationen aus Actaport automatisiert abgerufen und diese Daten dann in ein anderes System übermittelt werden.

Über die Actaport-Schnittstelle war dies bislang unter anderem für Fristen möglich. Jetzt können darüber hinaus auch Aufgaben und Wiedervorlagen angelegt, verändert oder einfach nur abgerufen werden.

Eine aktuelle Beschreibung der Actaport-Schnittstelle finden Sie hier.

Schon probiert?

Eine sichere und effiziente Kommunikation mit Ihren Mandanten

Das ewige E-Mail-Ping-Pong mit dem Mandanten ist weder eine besonders effiziente noch eine sichere Methode, um zu kommunizieren und Dateien zu teilen. Per E-Mail versandte Inhalte werden unverschlüsselt, wie auf einer digitalen Postkarte übermittelt.

Actaport bietet Ihnen mit dem integrierten Mandanten-Portal einen eigenen, sicheren Kommunikationskanal mit Ihren Mandanten. Sie entscheiden, welcher Mandant Zugriff auf das Mandantenportal erhalten soll und welche Dokumente dort geteilt werden. Die im Mandanten-Portal stattfindende Kommunikation kann nahtlos in Actaport veraktet und dokumentiert werden.

#1 Ein Zugang für alle Akten

Mit wenigen Klicks ist das Mandanten-Portal eingerichtet und bietet Ihrem Mandanten einen zentralen Zugang zu sämtlichen freigegeben Akten und Informationen. Klicken Sie hierzu im Menüband einer Akte auf die Option Mandanten-Portal. Wählen Sie dann, ob Ihrem Mandanten eine bestimmte Handlungsanweisung angezeigt und welche E-Mail-Adresse zur Anmeldung für Ihren Mandanten genutzt werden soll. Nach einem letzten Klick auf Freigeben und dem Hinterlegen eines Passworts durch den Mandanten, kann der Austausch über das Portal beginnen. 

Weitere Informationen finden Sie hier: Mandantenportal in der Akte einrichten

#2 Nachrichten austauschen

Ein wesentlicher Vorteil des Mandanten-Portals ist der einfache und übersichtliche Austausch von Nachrichten. Nutzen Sie zwei separate Kanäle zur Strukturierung des Austauschs - allgemeine Anfragen oder konkrete Fragen zum Fall. Verakten Sie auch eingehende Nachrichten nebst Anlagen aus dem Mandanten-Portal wie gewohnt über das Kanzleipostfach.

Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier: Dokumente und Nachrichten über das Mandanten-Portal empfangen

#3 Dokumente teilen

Mit dem Mandanten-Portal können Sie die Dokumente der Akte noch schneller und sicherer mit Ihren Mandanten teilen. Egal, ob als Anhang einer Nachricht oder einfach nur als Dokument. Actaport unterstützt die Übertragung von Dateien bis zu 500 MB und alle gängigen Dateiformate.

Wie Sie Dokumenten über das Mandanten-Portal teilen können, finden Sie hier: Dokumente und Nachrichten über das Mandanten-Portal übermitteln

Eine ausführliche Video-Tour durch das neue Mandantenportal mit unserem Produktmanager finden Sie hier.

Gut zu wissen!

Gemäß Wachstumschancengesetz und konkret § 27 Abs. 38 UstG n.F. ist ab dem 01. Januar 2025 der Empfang von E-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend. Das Versenden von Rechnungen in den Formaten xRechnung oder Zugferd wird hingegen erst ab dem 01. Januar 2027 verpflichtend sein.

Der Actaport-Buchhaltungspartner Buchhaltungsbutler wird den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen. Belege und Eingangsrechnungen können im Buchhaltungsbutler selbst, wie gewohnt, hochgeladen und GOBD-konform verarbeitet werden, dabei werden auch die neuen E-Rechnungsformate unterstützt. Voraussetzung für das Verwendung dieser Funktion im Buchhaltungsbutler ist das Buchen des Add-Ons FiBu Complete. 

Weitere Informationen zur neuen Funktionalität im Buchhaltungsbutler finden Sie hier: E-Rechnungen