Das ist neu
Effiziente Aktenanlage
Mit der Aktenanlage gelangen die ersten Daten zum Mandat, dem zugrundeliegenden Sachverhalt und weitere organisatorische Informationen wie Versicherungsnummern oder Behördenaktenzeichen in den Datenkosmos der Kanzlei.
Die Art und Menge der notwendigerweise zu erfassenden Daten unterscheiden sich dabei je nach Mandatstyp, dem zugrundeliegenden Rechtsgebiet oder auch der Zuordnung zu einem bestimmten Dezernat. Damit Sie die Datenerfassung trotz dieser unterschiedlichen Kontexte so einheitlich wie nötig und so individuell wie möglich gestalten können, haben wir nun die Möglichkeit geschaffen, mittels eines einfachen Formulareditors die Zusatzinformationen einer Akte an Ihre kanzleispezifischen Bedürfnisse anzupassen. Per Drag&Drop entscheiden Sie, welche Datenfelder im Aktenformular existieren sollen, welche davon verpflichtende Angaben und welche rein fakultativ sein sollen. Weiterhin können Sie festlegen, ob den Kolleginnen und Kollegen über zusätzliche Beschreibungstexte Unterstützung bei der Dateneingabe geboten werden soll. Durch diesen Dreiklang erhöhen Sie die Datengüte Ihrer aktenbasierten Informationen und verhindern, dass wichtige Informationen fehlen oder falsch hinterlegt werden.
Gehen Sie in den Bereich Einstellungen und dort in den Reiter Akte. Unter Zusatzinformationen können Sie mithilfe des Formulareditors neue Formulare anlegen oder bereits existierende Formulare bearbeiten (Actahelp).
Einheitliche Textverarbeitung
In Actaport haben Sie bzgl. des Textverarbeitungsprogramms schon länger die Wahl zwischen Only Office und Microsoft Word. Damit sich Ihre persönliche Präferenz auch innerhalb Actaports so schnell wie möglich erreichen lässt, haben wir eine Einstellungsmöglichkeit geschaffen, in der Sie hinterlegen können, mit welcher der beiden Optionen Sie standardmäßig arbeiten wollen. Sofern Sie diese Entscheidung nicht den einzelnen Kollegen überlassen wollen, können Sie darüber hinaus auch kanzleiweit eine Entscheidung treffen. Dies schafft einheitliche Arbeitsprozesse, lässt aber ggf. den nötigen bedarfsorientierten Freiraum.
Gehen Sie in den Bereich Einstellungen und dort in den Reiter Schriftverkehr. Hier haben Sie grundsätzlich zwei Optionen: Sie entscheiden, ob es sich um eine benutzerspezifische oder eine kanzleiweite Einstellung handeln soll. Weiterhin legen Sie fest, ob grundsätzlich beide Textverarbeitungsprogramme zur Verfügung stehen sollen oder nur auf eines der beiden Programme zugegriffen werden können soll. In beiden Fällen entscheiden Sie, ob Only Office oder Microsoft Word die präferierte oder einzige Textverarbeitungsoption sein soll (Actahelp).
Schneller Datentransfer
Bislang war es in Actaport nur möglich, einzelne Dokumente in den Dokumentenbereich einer Akte hochzuladen. Da jedoch häufig auch komplexe Ordnerstrukturen mit vielen Ebenen und zahlreichen Dokumenten von Ihrem lokalen System nach Actaport gelangen sollen, haben wir die Möglichkeit geschaffen, auch Ordner inklusive Unterordnern hochzuladen.
Wählen Sie dazu einen Zielordner in Ihrer Akte aus, klicken Sie auf Hochladen Ordner und wählen Sie den gewünschten Ordner von Ihrem lokalen System aus (Actahelp).
Schon probiert?
Dokumentenbasiertes Wissensmanagement mit Actaport
Ein einmal aufwendig recherchierter Schriftsatz, die ausformulierte Form eines rechtlichen Arguments oder auch die Recherche und das gesammelte Wissen zu einem bestimmten Rechtsproblem werden Ihrerseits wahrscheinlich ohnehin schon regelmäßig wiederverwendet. Sie wissen, in welcher Akte und konkret in welchem Dokument sich bestimmte fachliche Versatzstücke befinden und verwenden diese Textpassagen bei der Erstellung eines neuen Schriftsatzes.
Spätestens jedoch, wenn die Bearbeitung des jeweiligen Mandats schon etwas länger zurückliegt, fällt es deutlich schwerer, den betreffenden Schriftsatz und die genaue Passage schnell wiederzufinden, um sie für einen aktuellen Entwurf erneut verwenden zu können. Das Problem verschärft sich weiter, wenn Sie nicht nur auf von Ihnen selbst erstellte Dokumente zurückgreifen wollen, sondern auch das verschriftlichte Wissen der Kollegen wiederverwenden möchten.
Um das vorhandene Wissen kanzleiweit verfügbar und zugänglich zu machen, ist ein internes Wissensmanagementsystem erforderlich. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie mit wenigen Schritten ein solches System mithilfe von Actaport aufbauen und effizient nutzen können.
#1 Wissen wiederverwertbar machen
Um nicht in einzelnen Mandaten nach bestimmten Dokumenten zu suchen, von denen man weiß, dass sich darin eine relevante Textpassage befindet, lohnt es sich, diese Textpassagen zu extrahieren und in Form eines Textbausteines für die gesamte Kanzlei verfügbar zu machen. Gehen Sie dazu in den Bereich Kanzleiverwaltung und dort in den Reiter Textbausteine. Hier können Textbausteine innerhalb einer Ordnerstruktur angelegt werden. Auch Platzhalter lassen sich integrieren, um die Textpassage möglichst variabel zu halten.
Im gleichen Schritt können Tags, also Schlagworte, für den jeweiligen Textbaustein vergeben und eine Beschreibung hinzugefügt werden. Das macht das (Wieder)Finden des passenden Textbausteines für das gesamte Kanzleiteam noch einfacher (Actahelp).
#2 Wissen transparent machen
Wissensmanagement ist auch an und mit Dokumenten möglich, an denen Sie oder Ihr Team momentan aktiv arbeiten. Ein Dokument durchläuft in Ihrer Kanzlei einen Lebenszyklus – vom Erstentwurf über diverse Überarbeitungsvarianten bis hin zum finalen Versenden oder auch dem Einarbeiten von Feedback der Gegenseite oder des Mandanten. Das Wissen darüber, in welchem dieser Stadien das Dokument sich momentan befindet, ist häufig jedoch nur implizit im Team vorhanden und nicht für alle sichtbar hinterlegt. In Actaport können Sie den individuellen Dokumentenlebenszyklus Ihrer Kanzlei über den Status eines Dokuments für alle sichtbar und transparent machen. Welche Phasen ein Dokument dabei durchlaufen kann, entscheiden Sie über die Möglichkeit, die einzelnen Etappen dieses Zyklus selbst zu definieren. Gehen Sie dazu in die Einstellungen und dort in den Reiter Akte. Hier können Sie unter Metadaten der Aktendokumente die einzelnen Status und die zugehörigen Farben festlegen.
Um darüber hinaus weitere Informationen über das jeweilige Dokument für alle schnell zugänglich zu machen, nutzen Sie die Möglichkeit, das Dokument mit einem Dokumententyp zu versehen oder auch einen Beschreibungstext zu hinterlegen. So ersparen Sie Ihnen und Ihren Kollegen unnötige Nachfragen im Team und die Informationen finden sich gebündelt an einer Stelle (Actahelp).
#3 Wissen (wieder)finden
Der einfachste Weg, um Informationen aus einer großen Datenmenge wiederzufinden, ist die in Actaport integrierte Suche.
Sie können nicht nur nach Dokumententiteln, sondern auch nach dem Dokumenteninhalt suchen. Sofern Sie bei der Erstellung und Bearbeitung des Dokuments zusätzliche Informationen wie den Status oder den Typ des Dokuments hinterlegt haben, vereinfacht dies natürlich auch das spätere Wiederfinden des jeweiligen Dokuments. Den Status und auch den Typ eines Dokuments können Sie als Filter nutzen und so Ihre Suchergebnisse verfeinern (Actahelp).
Gut zu wissen
Damit Sie bei organisatorischen oder personellen Veränderungen in Ihrer Kanzlei nicht mehr alle in Actaport hinterlegten Vorlagen aktualisieren müssen, haben Sie die Möglichkeit neben den eigentlichen Inhaltsvorlagen, Briefkopfvorlagen anzulegen. Im Briefkopfvorlagentyp hinterlegen Sie Ihr Kanzleilogo, die Kanzleianschrift sowie die Namen der Gesellschafterinnen und Gesellschafter. Fügen Sie außerdem den Platzhalter für die Inhaltsvorlage ({{:include subtemplate}}) ein. Die Inhaltsvorlage selbst muss dann nicht mehr angepasst werden. Bitte achten Sie darauf, dass Sie Ihre Vorlagen über das Kontextmenü mit den entsprechenden Schlagwörtern kennzeichnen (Briefkopfvorlage – Schlagwort: Briefkopf-Vorlage, Inhaltsvorlage – Schlagwort: Schriftverkehr oder Rechnungen).
Beim Erstellen eines Dokumentes führen Sie dann ganz einfach beide Vorlagen zusammen:
Alle weiteren Informationen rund um das Thema Vorlagen finden Sie auch in diesem Actahelp-Beitrag: Briefkopf anlegen.
